systems@work – Best Practices und Trends bei Content Management

Begrüßung, Einführung in den Tag und Kommunikation

Zunächst geben wir Ihnen einen Überblick über relevante Systemtypen, Anforderungen und Trends: – Welche Arten von Systemen können unterschieden werden? – Was sind wichtige Anforderungsbereiche? – Welche Anwendungsfälle unterstützt KI entlang des Content-Lifecycles?

David Best unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Organisation. Seit über 10 Jahren begleitet er seine KundInnen bei der Auswahl und Einführung von IT-Systemen und der digitalen Transformation. Er verfügt über einen umfangreichen Erfahrungsschatz aus Projekten für Verlage, Medien und Publishern sowie weiteren Dienstleistungs- und Industrieunternehmen.

Die Vision des Österreichischen Bundesverlag Schulbuch bestand darin, alle Verlagsinhalte digital in einem zentralen System zu bündeln und sie für vielfältige Kanäle bereitzustellen. Der Verlag befindet sich mitten in diesem Prozess und kann folgende Fortschritte präsentieren:

Der öbv zeigt eine Printproduktionsstrecke, die Schulbücher und Lösungshefte umfasst. Zusätzlich werden Digitalangebote wie ein HTML-Lösungsband, interaktive Übungen und ein Diagnosetool zum Feststellen des Leistungsstandes der Schülerinnen und Schüler präsentiert, die direkt aus SiteFusion mit kompetenzorientiertem Content gespeist werden.

Daniela Auer-Seitz ist Teil der Digitalen Produktentwicklung beim Österreichischen Bundesverlag Schulbuch und als Product-Ownerin für das Contentmanagementsystem von SiteFusion verantwortlich. Nach einer kurzen Tätigkeit als Mathematiklehrerin wechselte sie in die Redaktion von Mathematikschulbüchern und spezialisierte sich anschließend auf die Entwicklung digitaler Unterrichtsprodukte. Dabei steht die Vereinbarung didaktischer Ansprüche und technischer Rahmenbedingungen im Mittelpunkt.

Andreas Hoffmann ist ein erfahrener IT-Projektmanager und Berater, der sich auf die digitale Transformation in der Verlagsbranche spezialisiert hat. Dabei verbindet er strategische Planung mit agiler Produktentwicklung.
Hierbei setzt er auf die Kompetenz von EBCONT, einem der führenden IT-Dienstleister Österreichs. EBCONT bietet innovative und maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation – von der Entwicklung moderner E-Learning-Apps über die Implementierung von Content Management Systemen bis hin zum strategischen Einsatz von künstlicher Intelligenz. Andreas Hoffmann setzt diese technologische Expertise ein, um zukunftsfähige und erfolgreiche Kundenprojekte zu gestalten.

Mario Kandler ist als Gründer der SiteFusion GmbH das Mastermind hinter der gleichnamigen Content Management und Workflow Lösung. Mit über 20 Jahren Erfahrung fühlt sich der CEO in der Publishing-Branche zuhause und berät mit seinem umfassenden Expertenwissen Verlage jeglicher Couleur. Als Mitglied der Task Force IT Standards, welche das Ziel verfolgt, verlagsspezifische Prozesse zu standardisieren, trägt er aktiv dazu bei, diese BPMN-Prozesse zu entwickeln.

Seit über 15 Jahren entwickelt MMV ein neuartiges System zur Digitalisierung gedruckter Bücher, speziell für Reiseführerverlage mit regelmäßigen Updates und dreistelliger Autorenschaft. Herkömmliche CMS-Systeme stoßen hier an Grenzen – nicht zuletzt wegen kostspieliger Lizenzgebühren pro Autor.

Die Lösung: der LibreOffice Publisher auf OpenSource-Basis mit vertrauter MS Word-Bedienoberfläche. Das revolutionäre Markup Feature ermöglicht die effiziente Integration semantischer Informationen und Geokoordinaten direkt in die Quelldateien.

Besonders zukunftsweisend ist die KI-Integration: Das System bereitet Inhalte optimal für Chatbot-Anwendungen auf, da sich das Leseverhalten hin zu punktgenauen, kurzen Textschnipseln entwickelt hat. Ein intelligenter Roundtrip-Workflow sorgt dafür, dass semantische Informationen beim InDesign-Export erhalten bleiben und Textkorrekturen nicht verloren gehen.

Michael Müller war schon immer ein Pionier. Nach einer Lehre zum KFZ-Mechaniker verließ er seine oberfränkische Heimat, um die Welt zu erkunden. Per Anhalter reiste er von Venezuela über Kolumbien nach Ecuador. Jahrzehnte bevor der Begriff Work-and-Travel erfunden wurde, tat Michael Müller genau das: Er reiste, reparierte Autos und Landmaschinen, reiste weiter. Nach einer weiteren Station in Wellington, Neuseeland, zog es ihn zurück nach Südamerika, wo er zusammen mit dem Reisejournalisten Martin Velbinger in Chile und Argentinien Reiserouten recherchierte. Damit war die Idee für einen eigenen Verlag geboren, mit Reiseführern für Individualreisende abseits der ausgetretenen Pfade. Die ein riesen Erfolg wurden und den Michael Müller Verlag zum Marktführer machten. Als Visionär und First Mover erkannt er bereits ab den frühen 2000er Jahren, dass er den Schritt ins digitale Publishing gehen muss – woraus inzwischen ein großer Geschäftsbereich mit insgesamt XY Apps zu Destinationen weltweit geworden ist.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in redaktionelle Arbeitsabläufe hat sich von einer theoretischen Möglichkeit zu einer praktischen Notwendigkeit entwickelt. Während innovative Medienhäuser bereits umfassende KI-Strategien implementiert haben, nähern sich andere Redaktionen dem Thema mit der gebotenen journalistischen Sorgfalt und experimentieren schrittweise mit neuen Technologien. Die rapide Entwicklung der KI-Landschaft erfordert von Redaktionen kontinuierliche Anpassungen in einem dynamischen Umfeld, das weit über die reine Technologieeinführung hinausgeht. Besonders wertvoll ist die zunehmende Bereitschaft von Redaktionen, ihre Erfahrungen und Herausforderungen im Umgang mit KI-Technologien transparent zu kommunizieren und voneinander zu lernen. alfamedia begleitet als erfahrener Partner zahlreiche Redaktionen bei ihrer KI-Transformation und hat dabei vielfältige Implementierungsansätze kennengelernt. In diesem Vortrag präsentieren wir konkrete, praxiserprobte Lösungen und zeigen, wie KI-Technologien den redaktionellen Alltag bereits heute bereichern und welche Potenziale sich für die Zukunft der Content-Produktion eröffnen.

Rainer M. Wilbert, Pre-Sales Consultant bei alfamedia.
Schon immer der Medienindustrie verhafteter Pionier. Gestartet als Schriftsetzer, Drucktechniker, Produktioner in der Gamingbranche und Dozent am IMK, fand er seine Passion als Pionier unter der Technik-Grasnarbe bei alfamedia im Sales Team.

Die kreative Arbeit in Verlagshäusern steht unter Innovationsdruck – doch der Einsatz von KI scheitert oft an Datenschutzbedenken und regulatorischen Hürden. Gemeinsam mit unserem Partner alfamedia zeigen wir, wie Verlage mit NENNA kreative Prozesse wie Texterstellung, Übersetzung oder kundenspezifische Ansprache datenschutzkonform und produktiv gestalten können.

Florian Spengler ist Co-Founder und Head of Business Development/Partnerships bei NENNA.AI, wo er sich seit 2023 für die sichere und verantwortungsvolle Nutzung von generativer KI in Unternehmen einsetzt. Schwerpunktmäßig ist er dort für die Go-to-Market Strategie verantwortlich. Zuvor war er bei der Retresco GmbH tätig und hat dort KI-Integrationsprojekte geleitet, zuletzt verantwortete er das Customer Success Management. Florian bringt seinen wirtschaftlich/technischen Background aus dem Informationsmanagement Studium an der Universität Koblenz-Landau mit.

In Redaktionen gehen täglich bis zu 20% der Arbeitszeit für die Suche nach Inhalten verloren. huGO Spark revolutioniert diese Arbeitsweise durch Content Operations – einen Paradigmenwechsel vom statischen Content Management zu intelligenten, KI-gestützten Workflows.
Die Präsentation zeigt live, wie agentische Systeme Redakteure bei Research, Textgenerierung und Topic-Monitoring unterstützen. Erleben Sie, wie der Spark Search Agent komplexe Recherchen in Sekunden erledigt, der intelligente Newsroom als Werkbank automatisiert Artikel generiert und der Topic Observer aktuelle Themen-Trends identifiziert.

huGO Spark bietet eine Datengrundlage für KI-getriebene Newsrooms und kombiniert diese mit natürlichsprachigen Benutzeroberflächen und nahtloser API-Integration – für effizientere Redaktionsarbeit und mehr Zeit für Kreativität.

André Eckermann, Senior Sales Manager STERNWALD SYSTEMS GMBH
André Eckermann war viele Jahre in führender Funktion im Bereich Vertriebsmarketing, Bestandskundenmanagement und Kundenbindung tätig bei einer Tageszeitung und im Fachverlagsbereich.

Was passiert, wenn redaktionelle Workflows cloud-nativ gedacht und KI intelligent integriert wird? Fabian Warta, Account Manager bei Fabasoft Xpublisher, zeigt, wie moderne Redaktionssysteme neue Standards für Governance, Qualität und Effizienz setzen. Der Vortrag gibt Einblicke in KI-gestützte Publishing-Prozesse für Print und Digital, die nicht nur Routineaufgaben automatisieren, sondern auch die gezielte Ausspielung über alle Kanäle hinweg ermöglichen. Im Fokus: Praxisnahe Use Cases, wirtschaftliche Vorteile für Verlage und Medienhäuser sowie die Rolle von KI-Governance als Schlüssel zur vertrauenswürdigen Content-Automatisierung.

Matthias Kraus ist Gründer der Fabasoft Xpublisher GmbH. Seit 2001 berät er zahlreiche führende internationale Unternehmen und Organisationen aus Verlags- und Verbandswesen, Luft- und Raumfahrt, Technologie, Bildung, Öffentliche Verwaltung und vielen weiteren Branchen im Bereich des Multichannel-Publishings und begleitet sie auf dem Weg in die Digitalisierung.

„Wir wollen alles“, sagen die Verlage. „Wir können alles“, sagen die CMS-Anbieter. Was nach einem Perfect Match klingt, entpuppt sich in der Realität oft als eine fatale Kombination. Als Medizin empfehlen wir: Macht Euch ehrlich und plant realistisch! Verlage sollten zukunftsorientierte Anforderungen definieren, die Dienstleister transparent ihr Leistungsspektrum kommunizieren. Dieser Vortrag nennt ich die größten Fehler und wie die beiden Parteien sie vermeiden können.

Ehrhardt Heinold, Heinold & Friends und Co-Founder von Publishing Connect
Ehrhardt Heinold arbeitet seit 1995 als Unternehmensberater in der Verlags- und Medienbranche. In dieser Zeit hat Heinold vor allem Projekte zu content- und medienorientierten Fragestellungen mit Schwerpunkt Strategie- und Geschäftsmodellentwicklung begleitet und zählt laut Fachmagazin Kress zu den 25 wichtigsten Medienberatern in Deutschland. Neben der Beratung ist Heinold als Fachautor (Artikel, Studien), Seminarleiter, Vortragsredner, Lehrbeauftragter (HTWK) und Konferenzmoderator (u.a. seit 2002 CrossMediaForum) tätig.

Die Anforderungen an publizierende Unternehmen stehen im ständigen Wandel. Anstatt primär ein gedrucktes Produkt zu produzieren, werden die Inhalte geplant und medienneutral erstellt. Und dann auf verschiedensten Kanälen publiziert. Content First statt Print First also.

Die a&f systems hat sich gemeinsam mit ihrem Partnernetzwerk mit den Anforderungen an zukunftsfähiges Publizieren befasst. Das Ergebnis? Der Publishing Circle. Und damit ein umfassendes Netzwerk von Tools und Systemen, die nahtlos zusammenarbeiten. Und nach dem Baukastenprinzip ausgetauscht, erweitert oder reduziert werden können – abhängig davon, was in der jeweiligen Systemlandschaft eines Unternehmens bereits vorhanden ist und bleiben soll.

Zukunftsfähiges Publizieren – so, wie es die Konsumentinnen und Konsumenten von heute und morgen fordern.

Matthias Fischer begleitet Medienhäuser seit über zwei Jahrzehnten bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung. Seit 2002 ist er auf den Vertrieb beratungsintensiver Investitionsgüter spezialisiert – mit Fokus auf Automatisierung, Integration und redaktionelle Workflows. Er war in leitenden Funktionen bei Anbietern wie ppi Media und CCI Europe (heute Stibo DX) tätig und kennt sowohl die Perspektive der Lösungsanbieter als auch die der Verlage. Heute ist er bei a&f systems in der Beratung und im Vertrieb tätig und unterstützt Medienhäuser bei der Auswahl und Einführung zukunftssicherer Publishing-Lösungen.

Im zweiten Teil stellen wir Ihnen vor, wie die Systemauswahl und -einführung Schritt für Schritt gelingt: – Wie sieht ein gutes Projekt-Setup aus? – Wie kann der Prozess von der Anforderungsdefinition über die Auswahl bis zur Betriebsphase gestaltet werden? – Wie kann KI dabei unterstützen, diesen Prozess zu optimieren? David Best unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Organisation. Seit über 10 Jahren begleitet er seine KundInnen bei der Auswahl und Einführung von IT-Systemen und der digitalen Transformation. Er verfügt über einen umfangreichen Erfahrungsschatz aus Projekten für Verlage, Medien und Publishern sowie weiteren Dienstleistungs- und Industrieunternehmen.

Roundup und Verabschiedung